POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES SUNLIB

1. Préambule
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD ») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Les traitements de données à caractère personnel réalisés par SUNLIB sont régis par la présente politique de confidentialité.

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :
- le « responsable du traitement » : SUNLIB (ci-après désigné « SUNLIB » ou « nous »);
- le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de SUNLIB ;
- les « personnes concernées » : désigne les clients, prospects et partenaires agréés de SUNLIB (ci-après désigné « clients, prospects et partenaires agréés » ou « vous ») ;
- les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de SUNLIB. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de SUNLIB que des organismes extérieurs (partenaires agréés, Enedis, EDF OA, etc.).

2. Objet
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle SUNLIB est tenue en application de l’article 12 du RGPD et de formaliser les droits et les obligations des clients, prospects et partenaires agréés de SUNLIB au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3. Portée
La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients, prospects et partenaires agréés.
SUNLIB met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par SUNLIB ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par SUNLIB.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre SUNLIB et les clients, prospects et partenaires agréés.

4. Identification des traitements
4.1 Types de données collectées
Nous nous engageons à respecter le principe de minimisation des données qui consiste à ne collecter que les données strictement nécessaires à la finalité des traitements mis en œuvre par SUNLIB. En conséquence, nous ne collectons et n’utilisons que les données à caractère personnel suivantes :
- Données d’identification des clients, prospects et partenaires agrées : nom, prénom, lieu et date de naissance ;
- Informations de contact des clients, prospects et partenaires agréés : adresse postale, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone ;
- Informations relatives à la situation patrimoniale des clients et prospects : bien que vous possédez ;
- Informations bancaires et financières des clients : coordonnées bancaires, produits et services détenus (crédit, épargne etc.), salaire et autres revenus. 

4.2 Finalités
Les données à caractère personnel traitées par SUNLIB sont essentiellement collectées auprès de ses clients, prospects et partenaires agréés dans le cadre de l’exécution des contrats qui nous lient (pour les clients et partenaires agréés) ou sur la base de votre consentement (pour les prospects) pour les finalités suivantes :
- Permettre la fourniture des services SUNLIB et la bonne exécution de la relation contractuelle ;
- Gérer et améliorer nos relations ;
- Répondre à vos demandes et vous assister dans vos démarches ;
- Évaluer si nous pouvons vous proposer un service ;
- Définir la capacité des clients à payer leur abonnement ;
- Faire de la prospection commerciale auprès des prospects.

4.3 Bases légales
Nous traitons vos données personnelles sur la base des fondements suivants :
- L’exécution du contrat vous liant à SUNLIB pour les clients et partenaires agréés ;
- Votre consentement pour les prospects ;
- L’exécution des obligations légales auxquelles nous sommes soumis le cas échéant.

4.4 Destinataires des données – habilitation et traçabilité
SUNLIB s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.

Destinataires internes :
- le personnel habilité du service concerné SUNLIB (gestion relation clients/prospects/partenaires agréés), services administratifs, services informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
- le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.).

Destinataires externes :
- Enedis, EDF OA, Consuel ou tout organisme en charge de l’allocation de prime à l’énergie solaire ;
- toute autorité de contrôle compétente, comptables, auxiliaires de justice et les officiers ministériels ;
- l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique ;
- le personnel habilité des sous-traitants.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients, prospects et partenaires agréés sont soumis à une obligation de confidentialité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, SUNLIB n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

4.5 Durée de conservation
La durée de conservation des données est définie par SUNLIB au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
Données relatives aux clients : Pendant la durée des relations contractuelles avec SUNLIB, augmentée de 5 ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation d'affaires pour les données et documents relatifs à l’identité des clients.
Données relatives aux partenaires agréés : Pendant la durée des relations contractuelles avec SUNLIB, augmentée de 5 ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation d'affaires pour les données et documents relatifs à l’identité des partenaires agréés.
Données relatives aux prospects : 3 ans à compter de leur collecte par SUNLIB ou du dernier contact émanant du prospect.

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux clients, prospects et partenaires agréés que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que SUNLIB n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

5. Gestion du droit des personnes
5.1 Droit d’accès et droit de copie
Vous disposez du droit de nous demander si nous traitons effectivement des données vous concernant. Vous pouvez également nous demander qu’il vous soit fourni une copie de vos données faisant l’objet d’un traitement.
Toutefois, en cas de demande de copies supplémentaires, nous pouvons exiger que vous preniez en charge le coût que représenterait cette nouvelle copie.
Si vous présentez votre demande par voie électronique, les informations demandées vous seront fournies sous une forme électronique d’usage courante, sauf demande contraire.
Vous êtes informés que ce droit d’accès et de copie ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser la bonne exécution de nos services.

5.2 Droit de rectification
Vous disposez du droit de nous demander de rectifier certaines données vous concernant qui seraient obsolètes ou erronées. Pour ce faire, il convient de nous préciser les données à rectifier avec les données par lesquelles nous devrons les remplacer.

5.3 Droit à l’effacement
Le droit à l’effacement n’est pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, vous pouvez demander l’effacement de vos données dans les cas limitatifs suivants :
- vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- vous vous opposez à un traitement que nous effectuons sur la base d’un intérêt légitime alors qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour ce traitement ;
- vous vous opposez à un traitement de vos données à des fins de prospection ;
- vos données ont fait l’objet d’un traitement illicite.

5.4 Droit à la limitation et à la portabilité
Vous êtes informés que ces droits n’ont pas vocation à s’appliquer dans la mesure où les conditions requises par la règlementation applicable pour chacun d’entre eux ne sont pas remplies s’agissant du traitement que nous faisons des données à caractère personnel.

5.5 Droit d’opposition
Vous êtes autorisés à mettre en œuvre votre droit d’opposition pour les seuls traitements fondés sur l’intérêt légitime de SUNLIB à condition que vous fassiez état d’une raison tenant à votre situation particulière. Dans une telle hypothèse, SUNLIB peut ne pas accéder à votre demande si elle avance des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur votre intérêt personnel et, en particulier, sur la raison que vous avez invoquée à l’appui de votre demande.

5.6 Droit post mortem
Nous vous informons que vous disposez du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données post-mortem.

5.7 Exercice des droits
L’exercice des droits précités s’effectue, au choix de l’intéressé, par courrier électronique ou par courrier postal aux coordonnées suivantes : rgpd@sunlib.fr ou SUNLIB, Les Pléiades III, 320 avenue Archimède, 13290 Aix-en-Provence.
Veuillez noter que seule la personne concernée par le traitement peut exercer les droits prévus ci-dessus. En conséquence, nous pouvons être amenés, en cas de doute, à vous demander une copie de votre titre d’identité à jour. À défaut, votre demande pourrait être refusée.
Nous faisons notre possible pour répondre aux demandes dans un délai raisonnable et, au mieux, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Toutefois, dans le cas où le traitement des demandes s’avèrerait complexe ou que nous ferions face à un nombre élevé de demandes d’exercice de droits simultanément, le délai du traitement pourrait être porté à deux mois.

6. Dispositions complémentaires
6.1 Sous-traitance
Nous sommes susceptibles de faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel de nos clients, prospects et partenaires agréés.
Au sens du RGPD, le sous-traitant s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels nous travaillons et qui interviennent sur les données à caractère personnel que nous traitons.
Dans ce cas, nous nous assurons du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD et nous engageons à signer avec tous nos sous-traitants un contrat écrit leur imposant les mêmes obligations en matière de protection des données que celles que nous nous imposons. De plus, nous nous réservons le droit de procéder à un audit auprès de nos sous-traitants afin de nous assurer de leur respect des dispositions du RGPD.

6.2 Registre des traitements
Nous nous engageons, en notre qualité de responsable du traitement, à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées, lequel fait figurer les traitements relatifs aux données de nos clients, prospects et partenaires agréés.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements que nous mettons en œuvre en tant que responsable du traitement.
Nous nous engageons à fournir à la CNIL, à première demande, les renseignements lui permettant de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

6.3 Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre les mesures techniques de sécurité physique ou logique que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
- accès individuels par identifiant et mot de passe complexe, régulièrement renouvelés,
- mesures de sécurité pour accéder aux bases de données clients avec procédures de gestion des droits,
- dispositif de traçabilité,
- clause de confidentialité,
- préservation de la sécurité et de la confidentialité des données traitées notamment pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagés ou que des tiers non autorisés puissent en prendre connaissance,
- serveurs sécurisés.
En tout état de cause, nous nous engageons, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

6.4 Violation de données
Nous nous engageons à notifier à la CNIL toute violation de données que nous pourrions subir dans les conditions prescrites par la règlementation en matière de données à caractère personnel.
Nos interlocuteurs auprès de nos clients, prospects et partenaires agréés sont informés de toute violation de données qui pourrait porter un risque élevé pour leur vie privée.

6.5 Flux transfrontières
Nous nous réservons la possibilité de mettre en œuvre des flux transfrontières hors de l’UE des données que nous traitons, ce dont vous serez informé. Dans une telle hypothèse, nous assurerons le respect de vos droits et signerons si nécessaires un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer ces flux avec le(s) pays destinataire(s).

7. Contacts
7.1 Référent RGPD
SUNLIB a désigné un référent RGPD pouvant être contactés via les adresses électroniques et postales suivantes :
- Adresse postale : SUNLIB - Les Pléiades III - 320, avenue Archimède - 13290 Aix-en-Provence
- Adresse e-mail : rgpd@sunlib.fr
Si les clients, prospects et partenaires agréés souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le référent RGPD qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

7.2 Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Les clients, prospects et partenaires agréés concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

7.3 Évolution
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients, prospects et partenaires agréés par tout moyen défini par SUNLIB, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).